Késedelmi eljárás - ügymenet

Könyvkölcsönzés esetén

I. felszólító

A kölcsönzési határidő lejárta utáni hónap 3. hetében 1. felszólítót (Bizonyára elkerülte a figyelmét…) küldünk azoknak a késedelmes olvasóknak a levelezési címére, akik nem rendelkeznek e-mail címmel. Ebben figyelmeztetjük a könyvek kölcsönzési idejének lejártára.

Kitöltés: A visszakérőlapra ráírjuk az aktuális Könyvtárhasználati szabályzatban szereplő késedelmi díjtételt (10 Ft/dokumentum/nap)

Az e-mail címmel rendelkező olvasók az I. felszólítót e-mailben kapják.

Problémák: Visszajött felszólító esetén: ha van másik cím, akkor az értesítést elküldjük arra. A számítógépes nyilvántartásban a rossz címet jelöljük (adatlapon áthúzzuk, neve mellé X jelzést teszünk.)

Ha esetleg az adatlapon szerepel telefonszám, megkíséreljük azon elérni az olvasót.

Visszajött e-mail esetén: a felszólítót postai úton elküldjük, az e-mail címet töröljük, neve mellé @? jelzést teszünk.

II. felszólító

Az I. felszólító után 4 héttel II. felszólítót (Ismételten figyelmeztetem…) küldünk.

Kitöltés: A II. felszólítón a kölcsönzött dokumentumok lejárati határidejének dátumát, 3 könyvig a könyvek szerzőjét és címét, ennél több kölcsönzött könyv esetén viszont csak a darabszámot, valamint a térítendő költségeket: késedelmi díjtételt (10 Ft/dok/nap) és a két felszólító együttes postaköltségét tüntetjük fel. (E-mail címmel rendelkezők esetében egy, egyébként két postai levelezőlappal számolva.)

Problémák: akinek a neve mellett X jelzés szerepel, nem kap újabb felszólítót, mert rossz cím van megadva, a - feltehetőleg - rossz címet azonban nem töröljük, a következő fokozatban, az ajánlott levélnél még egyszer megpróbálkozunk az értesítéssel, és ha ebben az esetben hivatalosan úgy jön vissza a levél, hogy rossz a címzés, ekkor töröljük a rossz címet.

Ajánlott levél

A II. felszólító után kb. 8 héttel ajánlott levelet küldünk. Számítógépben a levelet kapott olvasók neve mellé „Levél” jelzést teszünk. Az ajánlott levélnek két formája van, attól függően, hogy olvasónak ill. jótállónak küldjük-e.

Kitöltés: A levél jobb felső sarkában feltüntetjük az olvasó nevét, címét, ill. az olvasó nevét, a jótálló nevét és címét.

A levélben szerepel továbbá a kölcsönzés lejáratának ideje, a kivitt könyvek (dokumentumok) szerzője, címe, gyűjteményi ára tételesen felsorolva (a gyűjteményi árat a könyvtár igazgatója, az olvasószolgálat vagy az állományalakítási csoport vezetője állapíthatja meg), valamint a (levél küldéséig számított) késedelmi díj és a postaköltség (I.+II. felszólító + ajánlott levél; e-mail címmel rendelkezők esetében II. felszólító + ajánlott levél postaköltsége)

A levélben az olvasót tartozásának 15 napon belüli rendezésére szólítjuk fel.

A levél 2 példányban készül: a fénymásolati példányt az olvasó ill. az olvasó jótállója kapja, a nálunk maradó eredeti példány az „Ajánlott levelek” dossziéba kerül. (Olvasó neve szerinti betűrendben)

Rendezés módja: amennyiben az olvasó a könyveket visszahozta és a számítógép (F8) szerinti késedelmi díjat kifizette – neve mellől a „Levél” jelzést töröljük.

Könyvtérítés: elveszett könyv esetén a könyv (ajánlott levélen szereplő) gyűjteményi ára fizetendő. Vonalkódot a levélen feltüntetjük, nevéről a könyvet levesszük.

Rendezett ajánlott levél papírja ellenőrzésre felkerül.

Részletfizetés: amennyiben az olvasó nem tudja teljes tartozását egyszerre kifizetni, lehetősége van azt részletekben rendezni. (4. melléklet)

Ha a dokumentumokat nem hozta vissza, vagy nem térítette maradéktalanul, akkor a rendezett dokumentumok utáni késedelmi díjat kell kifizetnie, míg a nála továbbra is kölcsönzésben lévő dokumentumokra értelemszerűen a késedelmi díj tovább növekszik.

Problémák: Ajánlott levelet a – feltehetőleg – rossz címmel rendelkező olvasó is kap. Ha a postáról úgy jön vissza a levél, hogy rossz a cím, akkor a nálunk lévő levélmásolathoz tűzzük a borítékot, a számítógépből a címet töröljük, a tartozás a „Zűrös levelek” közé kerül.

 II. ajánlott levél

Az ajánlott levél elküldése után kb. 8 héttel a nem rendezett kölcsönzések után újabb ajánlott levelet küldünk. (Előző levél alapján, új késedelmi díjjal.)

„Zűrös levelek”: Amennyiben nem rendeződnek az ügyek, a levelek átkerülnek a „Zűrös levelek” dossziéba. Itt azoknak az olvasóknak a tartozásait tartjuk nyilván, akiknek levele „címzett ismeretlen” vagy „elköltözött” megjegyzéssel visszajött (számítógépben olvasó neve mellé X jelzés kerül); azok a jótállós esetek, amikor a - 18 évesnél idősebb tanuló/fiatal - jótállója mégsem vállalja az anyagi felelősséget; akiknek a kölcsönzési határideje fél éve (24 hete) lejárt.

Rendezés módja: Az olvasóknál lévő könyveket behajthatatlanként töröljük; az olvasó neve mellett a „Levél” jelzést meghagyjuk, a levelet (melyen tartozása szerepel) megőrizzük, adatlapját áthúzzuk (X) és dátumozzuk.

Eljárás lezárása

A számítógépes rendszerből egy idő után az adott évben nem kölcsönző olvasók adatait töröljük. Ezután az olvasók adatlapjait megsemmisítjük. Hogy a rendezetlen ügyek ne „felejtődjenek el”, az adatlapok kiszedésekor az áthúzott adatlapokat megőrizzük, így újra beiratkozáskor tudni fogjuk, hogy a szóban forgó esetben az olvasónak lezáratlanul maradt könyvtári ügye van. („Zűrös levelek” dossziéban a részére küldött ajánlott levél másolatát 5 évig megőrizzük, a tartozásra egyszerűsített összegetállapítunk meg, ezt levelére rávezetjük.) Beiratkozáskor az olvasót régi tartozására figyelmeztetjük, s ha a csökkentett, egyszerűsített díjtételt megfizeti, újra beiratkozhat.

5 évnél tovább nem szükséges a zűrös ügyeket, nem rendezett tartozásokat jegyezni.

Periodikumok kölcsönzése esetén

A lejáratot követő harmadik napon a kölcsönző olvasót telefonon figyelmeztetjük a kölcsönzés határidejének lejártára.

Két nap múlva újra felhívjuk, ha ez sem járna eredménnyel, címére felszólítót küldünk.

Periodikumok késedelmi díja a jelenlegi szabályzat szerint: 50 Ft/nap.

Elektronikus dokumentumok kölcsönzése esetén

A lejáratot követő héten a késedelmes olvasót e-mailben vagy telefonon figyelmeztetjük a határidő lejártára; a következő héten megpróbáljuk újra értesíteni, ha erre sem reagálna – címére 1 hét múlva felszólítót, majd 1 hét múlva ajánlott levelet küldünk.Az eljárás további része megegyezik a könyvdokumentumok késedelmi eljárásával.

Rendezés módja:

Késedelmi díj a kölcsönzés határidejének lejártától a visszahozás dátumáig fizetendő összeg, a jelenlegi kölcsönzési szabályzat szerint: 100 Ft/nap, amelyet naptár alapján a könyvtár nyitva tartási napjaira mindig egyedileg számolunk ki.

készült: 2011. június 15.