Szabályzat a nyilvántartásról, a formai és tartalmi feltárásról, az adatfelvitel rendjéről

Az állomány nyilvántartás formái:

1. Egyedi nyilvántartása

cédula nyilvántartás (raktárlapok)

elektronikus nyilvántartás 1992. január 1-től az ACELIB Integrált Könyvtári Rendszer leltár nyilván tartás moduljával

címleltárkönyv (lezárva: 1991. december 31., 226 183-as leltári számmal; megőrzés: végleg)

2. Csoportos nyilvántartás:

csoportos leltárkönyv (lezárva: 1991. december 31.; megőrzés: végleg)

elektronikus nyilvántartás 1992. január 1-től az ACELIB Integrált Könyvtári Rendszer leltár nyilván tartás moduljának Statisztikák moduljával

A leírás alapja egyetlen fizikailag önálló egységből álló dokumentum, vagy téka (1 téka egy egység). A dokumentumról leírás készül cédulaformátumban és elektronikus formában.

Cédula nyilvántartás

A dokumentumról teljes bibliográfiai leírás készül az MSZ szabványok, és KSZ szabályzatok alapján.

A dokumentumok formai és tartalmi feltárásakor a következő kísérő lapok készülnek:

  1. Sommás raktárlap: tartalmazza a dokumentumról készült bibliográfiai tételt, az egyedi nyilvántartásba vett dokumentumok leltári számát/számait, lelőhelyek kódját/kódjait és a könyv gyűjteményi árát. A minden egyedi/sommás raktárlapot tulajdonbélyegzővel látunk el.

lelőhelykódok állományba vételkor:

0 Felnőttkönyvtár

1 Gyermekkönyvtár

2 Belső használat

4 Béke Fiókkönyvtár

8 Hálózati raktár

  1. Könyvkártya: minden dokumentumot kísér egy leltári számmal, lelőhely pecséttel ellátott kölcsönzőlap. Lelőhely változáskor kíséri a dokumentumot.

  2. Letétlap: a fiókkönyvtárba, hálózati raktárba, és letétbe adott kötetek leltári számmal, lelőhely pecséttel ellátott kísérőlapja a könyvkártya mellett. Lelőhely változást követjük a letétlapon.

  3. Betűrendes leíró katalógust csak a Felnőttkönyvtárban építünk. Teljes leírást tartalmaz, besorolási tétel az első szerző és a főcím.

Elektronikus nyilvántartás

Az elektronikus nyilvántartás az ACELIB Integrált Könyvtári Rendszer Leltár nyilvántartás moduljában történik.

Minden dokumentumról három űrlapot töltünk ki:

  1. űrlap válogatva tartalmazza a bibliográfiai leírás adatait, a kötetszámot, példányszámot

  2. űrlap tartalmazza a tartalmai feltárás jelzeteit

  3. űrlap tartalmazza a beszerzésre vonatkozó adatokat

A rendszer automatikusan adja a soron következő leltári számot. Elvégzi a bevitt adatok alapján a csoportos leltári nyilvántartást az állomány egészére, az éves gyarapodásra, illetve az éves törlésre. Az 1. és 2. űrlapon felvitt adatokra épül az online katalógus.

Űrlapok kitöltésének szabályzata

Az űrlapok kitöltésének alapja a dokumentumról készült bibliográfiai tétel. Az űrlap Főcím, Szerző, Alcím, Sorozati cím, Szerző(k) 2, Szerző(k)3, Megjegyzés mezőinek kitöltésekor 60 karakter bevitelére van lehetőség.

A rendszerben 6 dokumentumtípust különböztetünk meg

0 Könyv, térképmelléklet

1 Elektronikus melléklet, multimédiás CD

2 Hangdokumentum

3 Térkép

4 Film- és képdokumentum

5 Folyóirat

Könyv

Főcím

Ha főcím 60 karakternél hosszabb, elhagyással rövidítünk. Amennyiben a rövidítéssel lényeges információ marad el, azt közöljük az Alcímben vagy a Megjegyzés sorában.

formája: főcímØ...

pl.: Jelky András bajai fiú rendkívüli kalandjai ötödfél ...

Ha a mű több kötetben jelenik meg, és a kötetek folytatásos sorozatot alkotnak, vagy a mű terjedelmi okok miatt több kötetben jelenik meg, a főcím a sorozat címe lesz sorszámmal ellátva.

formája: főcímØsorszám.

pl.: Eymerich sorozat 1.

Ha a kötéstábla, borító, gerinc tartalmazza a kötetben megjelenő műveket, akkor felsoroljuk a főcímben. Ha azonban a művek eltérő műfajúak, akkor részdokumentumként kezeljük.

formája: főcím1Ø;Øfőcím2

pl.: A beszélő köntös ; A gavallérok

Ha a borítócím, gerinccím eltér a főcímtől a Megjegyzésbe kerül, ahol kerek zárójelben jelöljük a forrás helyét.

formája: címadatØ(borítócím)

pl.: Agatha Christie, a krimi királynője Főcím

A krimi királynője, Agatha Christie (borítócím) Megjegyzés

formája: címadatØ(gerinccím)

A marslakók titka Főcím

A magyar marslakók titka (gerinccím) Megjegyzés

Ha hosszú gondolatjel/kötőjel vessző helyett szerepel a főcímben, akkor a Megjegyzésben vesszővel is leírjuk a főcímet.

pl.: Tanulók, iskolákØ-Økülönbségek Főcím

Tanulók, iskolák, különbségek Megjegyzés

Ha a főcímben idegen nyelvű címadat is szerepel, azonban a könyv csak magyar nyelvű, akkor az idegen nyelvű cím a Megjegyzésbe kerül.

pl.: A garabonc Főcím

Graceling Megjegyzés

Ha az idegen nyelvű mű főcíme megegyezik a magyar nyelvű címmel, akkor az idegen nyelvű főcímet követi kerek zárójelben a nyelv megadása.

formája: főcímØ(...nyelvű)

pl.: Julius Caesar (angol nyelvű)

Ha ugyanabban az évben többször jelent meg a mű eltérő kiadási adatokkal a másodikként, harmadikként stb. beszerzett műveknél a főcím mellett feltüntetjük a kiadót kerek zárójelben.

formája: főcímØ(kiadó neve)

pl.: 1. Bánk bán

Kiadás éve: 2005

2. Bánk bán (Puedlo Kiadó)

Kiadás éve: 2005

A főcímben szereplő számokat 100 alatt a Megjegyzésben feloldjuk. A főcímben betűvel írt számokat 100 alatt a Megjegyzésben arab számmal is felvesszük.

Szerző

A címlapon szereplő név, vagy az egységesített névalak, kiegészítő (születési, halálozási dátum) adatokkal ellátva.

formája: egységesített névØ(születési év-halálozási év)

egységesített névØ(születési év-

pl.: József Attila (1905-1937)

Darvasi László (1962-

Alcím

esetei:

1. A főcím folytatása, ilyenkor az alcím helyén szereplő adat a Megjegyzésbe kerül.

2. A műfaj megnevezése, kivéve, ha a főcímben szerepel a műfaj megjelölés pl. napló

Idegen nyelvű könyv esetén a műfaját az adott nyelven írjuk le.

Folytatásos sorozatok kötetcíme.

formája: kötetcím:Øműfaj

pl.: Halhatatlanok 1. Főcím

Mindörökké: fantasy Alcím

3. Ha olyan folytatásos műről van szó, amely nem rendelkezik közös főcímként kezelhető főcímmel, akkor itt jelöljük a mű közvetlen előzményét és közvetlen folytatását.

formája: előzm.:Øfőcím

pl.: előzm.: Szellemhadtest: fantasztikus regény

formája: folyt.:Øfőcím

pl.: folyt.: Szellemhadtest: fantasztikus regény

formája: előzm.:ØfőcímØ;Øfolyt.:Øfőcím

pl.: előzm.: Vének háborúja; folyt.: Az utolsó gyarmat

4. Ha a mű konkrét személlyel, intézménnyel, földrajzi egységgel stb. foglalkozik, és a főcím vagy az alcím nem tartalmazza ezt az adatot, vagy kevésbé közismert formában tartalmazza, ebben az esetben első helyen ez a név szerepel legismertebb, elfogadottabb formában (külföldi neveknél nincs hátravetés, nevek előzékei elhagyhatók).

5. Ha nem férnek el a leírásban feltüntetett adatok, akkor a Megjegyzés sort használjuk.

Ha az Alcím sorába többféle adatot kell beírni és szerepel közöttük a sorozatcím, előzmény, folytatás, akkor mindig ezek kerülnek az első helyre.

Sorozat

Sorozatként kezeljük az ISSN számmal rendelkező könyveket. Az 1973 előtt megjelent könyvek esetén az OSZK által sorozatként kezelt adatot vesszük fel.

Csak az első sorozatot vesszük fel, indokolt esetben Megjegyzésbe kerülhet a második sorozati cím. (pl. Helytörténeti anyag)

Egyéb sorozat jellegű címek Megjegyzésbe kerülnek.

Kiadási hely

A történelmi Magyarország településeinél a magyar névhasználat szerinti nevet kiegészítjük a jelenlegi ország közigazgatási névhasználatával.

pl.: PozsonyØ-ØBratislava

A külföldi településneveket a magyar nyelvhasználat szerint adjuk meg kiegészítve az adott ország közigazgatási névhasználatával.

pl.: Brüsszel Ø-ØBruxelles

Kiadó

Mindig teljes névalakkal szerepelnek.

Kivétel:

- Bt., Kft., Rt., Corp.

- OSZK-KMK

- MTA, MSZMP, KSH intézetei stb.

pl.: MTA Szociológiai Kutató Intézet

Szerző(k) 2, Szerző(k)3

Társszerző

Illusztrátor

Riporter

Fordító - abban az esetben tüntetjük fel

  1. ha egy kötetben egy szerző egy művét tartalmazó társadalom- és történettudományi mű van

  2. ha a kötet egy regényt, eposzt, elbeszélő költeményt, drámát tartalmaz

  3. elbeszélés vagy verseskötet, amelyek egy szerző alkotásait tartalmazzák és egy fordítója van

A név mellett kerek zárójelben tüntetjük fel a funkció megjelölést

formája: egységesített névØ(funkció rövidítve)

pl.: Agócs Írisz (ill.)

Kormos István (szerk.)

Névváltozatok:

Eredeti név, ha nem az az egységesített névalak.

pl.: Fable, Vavyan Szerző

Molnár Éva (eredeti név) Szerző(k)2

Egységesített névalak, eredeti név, transzliterált név stb.

görög nevek esetén a latinos és magyar névhasználat

pl.: Sofokles (ie.496-406) Szerző

Sophokles (névváltozat) Szerző(k)2

Szophoklész (névváltozat) Szerőz(k)3

Egy kötetben több szerző több műve közös főcím nélkül esetében a címek sorrendje szerint soroljuk fel a szerzőket.

pl.: A rosszfiúk vonzóbbak ; Mexikói kaland Főcím

Celmer, Michelle Szerző:

Weber, Tawny Szerző(k)2

Raktári jelzet

Könyvtári raktározási táblázatok 9. átd. kiad. Alapján.

Megjegyzés

Minden olyan adat, ami a leírás mezőiben nem szerepel, de fontos információt tartalmaz.

A szabályzatban az egyes adatmezőknél megtörtént annak az ismertetése, hogy mi kerülhet a Megjegyzés mezőbe.

Mindig a megjegyzésbe kerül:

címváltozat

gerinccím

borítócím

keretcím

reprint kiadási adatai

kiadásjelzés

kötés után hány darab

Elektronikus melléklet, multimédiás CD stb.

Főcím

főcímØ(e-melléklet)

főcímØ(e-dokumentum)

Szerző

Csak a mű tartalmi létrejöttében szerepet játszott alkotók neve.

Alcím

A leírás speciális adatcsoportjában leírt dokumentumtípus

pl.: szöveg, prezentáció, játékprogram, rendszerprogram, adatbázis, szoftver stb.

Hangdokumentum (hordozótól független)

Főcím

főcímØ(hangoskönyv)

főcímØ(hangdokumnetum)

Alcím

A mű lejátszási időtartama óra, perc formában

formája: műfaj:xØóraØyØperc

Szerző(k)2, Szerző(k)3

Az előadó, riporter, beszélgető neve kerek zárójelben a funkció megjelölésével

pl.: Huzella Péter (előadó) Szerző(k)2

Mácsai Pál (előadó) Szerző(k)3

Térkép (kivéve a térképmelléklet)

Alcím

A térkép típusának megadása

pl.: térkép, várostérkép, városatlasz

Film- és képdokumentum

Főcím

FőcímØ(dvd)

Szerző

A rendező neve a kiegészítő adatokkal együtt

pl.: Szabó István (1938-

Altman, Robert (1925-2006)

Kiadás éve

A film készítésének éve

Alcím

A film műfajának megjelölése és/vagy az adaptáció címe

Kiadás helye

Forgalmazó székhelye

Kiadó

Forgalmazó

Szerző(k)2,Szerző(k)3

Adaptáció esetén az eredeti mű szerzője Szerző(k)2 mezőbe kerül

pl.: Ondaatje, Michael (alapján)

Operatőr Szerző(k)2 mezőbe kerül

Forgatókönyvíró Szerző(k)3 mezőbe kerül

Megjegyzés

A szereplők neve a borítón feltüntetett sorrendben

Folyóirat (hordozótól független)

Főcím

Egy évfolyam több kötetben szerepel, a köteteket folytatásos sorozatnak tekintjük.

pl.: Dunaújvárosi Hírlap 1.

Szerző

Nem töltjük ki a mezőt.

Alcím

Feltüntetjük az együtt őrzött, egybekötött példányok időtartamát

formája: év.ØhónapØnap-évØhónapØnap.

pl.: 2011. január 1-2011. január 31.

Sorozati cím

Az időszaki kiadvány ISSN száma

pl.: ISSN 1219-8153

Szerző(k)2,Szerző(k)3

Főszerkesztő, további közreműködők

pl.: Szerző(k)2. Elekes András (főszerk.)

Szerző(k)3. Munkácsi Imre (felelős szerk.)

Megjegyzés

Tárolás tényére vonatkozó jelölés: kötve, tékázva

Számozási adatok: évfolyam, szám

formája: x.Øévf.Øx.Øsz.Ø-Øx.Øévf.Øy.Øsz.

pl.: 24. évf. 1. szám - 24. évf. 52. sz.

Antológiák, gyűjteményes kötetek, tanulmánykötetek feltárása – részdokumentumok

Részdokumentumnak minősül: dráma, eposz, kisregény, elbeszélés (30 oldal terjedelmet meghaladó mű), tanulmány, tanulmányrészlet (50 oldal terjedelmet meghaladó mű).

Nem tárjuk fel: bohózat, bábjáték, mesedramatizáció, kabaré, paródia, operett és opera librettó, vagy ezek tartalmi összefoglalója, ünnepi műsor, összeállítás

Minden részdokumentumról külön űrlap készül, ahol a következő adatokat tüntetjük fel:

Dokumentumtípus

Főcím (főcímØin:)

Szerző (kiegészítő adatokkal)

Szerző(k)2, Szerző(k)3 (kiegészítő adatok nélkül)

Kötetszám

Megjegyzés (műfaj)

ETO szám

Tárgyi feltárás

A dokumentum tartalmi jellemzőit az OSZK KI 2005-ös ETO kiadása alapján szerkesztett ETO számokkal tárjuk fel.

A jelzetek főtáblázati, segédtáblázati jelzetekből épülnek fel. Kiegészülhetnek saját, nem szabványos jelzetekkel, megnevezésekkel.

A jelzetek alapján tárgyszavakat készítünk, melyek mellérendelő viszonyban vannak egymással. Mindenáltalunk használt ETO számhoz kötünk tárgyszavakat. Egy jelzet több tárgyszót is kaphat (szinonimák).

Tárgyszó lehet:

egy szó

kifejezés (több szó)

intézmény név (teljes, rövidítés.)

személynév, földrajzi név (névváltozatokkal)

Uralkodói nevek (pápa, király, királynő stb.)

A tárgyszó mindig arab számmal kezdődik.

pl.: 3. Richard

ETO szám: [9*](földrajzi alosztás)név,Ørómai szám

pl.: 929[9](410)Richard, III.